جلسه روزانه اسکرام کاری مفید یا بیهوده؟
اگر شما هم از جمله مدیرانی هستید که سبک مدیریت چابک یا agile را انتخاب کرده اید، بدون شک با برگزاری جلسه روزانه اسکرام آشنا هستید. برگزاری این جلسات از مهم ترین اقدامات برای مدیریت چابک بوده و می تواند تاثیرات محسوسی حتی در کوتاه مدت داشته باشد. در این مقاله قصد داریم تا شما را با چند نکته در خصوص برگزاری این نوع جلسات آشنا کنیم. همچنین قصد داریم برخی از اشتباهات رایج در مورد جلسه دیلی اسکرام را به شما یادآور شویم. شما می توانید با سازمان یار تمامی اصول و تکنیک های مدیریت چابک را بیاموزید و از آنها استفاده کنید. همچنین مشاوران سازمان یار، مشاوره های تخصصی لازم را برای پیاده سازی مدیریت چابک به شما علاقه مندان ارائه می دهند. با سازمان یار همراه باشید.
در یک جلسه روزانه اسکرام، به اصل جلسات تاثیرگذار اما کوتاه توجه کنید!
اگر تاکنون در جلسه روزانه اسکرام شرکت کرده باشید بدون شک می دانید که مشخصه اصلی این جلسات کوتاه بودن آنهاست. جلسات اسکرام هرگز نباید وارد فاز های برنامه ریزی و ارزیابی شوند. این جلسات تنها برای مرور برنامه روزانه، مدیریت دانش میان افراد و بررسی موانع برگزار می‌شوند. برای مدت زمان مناسب جلسه نیز هیچ عددی وجود ندارد. اگر در مقالات به ۱۵ دقیقه بر می‌خورید این عدد یک میانگین عمومی است و لازم نیست حتما جلسات را تا ۱۵ دقیقه ادامه دهید. اما بهتر است جلسات روزانه اسکرام شما بیشتر از ۱۵ دقیقه نباشد.
قبل از خواندن ادامه مطلب، اگر به دنبال آموزش های کوتاه و کاربردی در زمینه مدیریت پروژه هستید و میخواهید دانش شما همیشه به روز باشد پیشنهاد می‌کنیم خواندن مطالب سازمان یار رو از دست ندهید.
هدف جلسات روزانه تنها شناسایی موانع نیست!
در یک جلسه روزانه اسکرام، به اقداماتی که انجام داده اید و می خواهید انجام دهید پرداخته می شود اما تمرکز بر شناسایی موانع است. در واقع این جلسات به شما کمک می کنند تا مدیریت چابکی داشته باشید. بنابراین هدف اصلی آنها باید شناسایی موانع باشد تا قبل از این که موانع مشکلی ایجاد نمایند، آنها را مدیریت کنید. توصیه ما این است که در جلسات علاوه بر موانع به شناسایی تغییرات نیز توجه داشته باشید. ممکن است این تغییرات به زودی به موانع تبدیل شوند.
همچنین به این موضوع توجه کنید که جلسات روزانه اسکرام می توانند بستر مناسبی برای مدیریت دانش باشند تا اعضای تیم از یکدیگر خبر داشته باشند و دانش سازمانی منتشر شده و به اشتراک گذاشته شود.
در جلسه روزانه اسکرام همه اعضا باید مشارکت داشته باشند!
در یک جلسه روزانه اسکرام تمامی اعضا باید حضور فعالی داشته باشند بنابراین باید حواستان باشد که جلسات توسط افراد خاصی اداره نشود. در صورتی که تصمیم گرفته اید صاحب محصول نیز در جلسات باشد، باید بدانید که نقش او نباید رهبری و مدیریت جلسه باشد. اجازه ندهید اعضای تیم در سکوت و در حالت انفعالی در جلسه شرکت نمایند یا تنها با این جمله که همه چیز خوب است و مانعی وجود ندارد جلسه را به پایان برسانند.
جلسات روزانه اسکرام را روزانه برگزار کنید!
یکی از اشتباهات رایج این است که پس از مدتی، برگزاری جلسه روزانه اسکرام دچار روزمرگی می شود. ممکن است این جلسات بسیار کوتاه و بی هدف برگزار شوند یا این که حتی کنسل شوند و چند روز یکبار برگزار شوند. در صورتی که رویکرد شما مرور اقدامات روزانه و اقدامات انجام شده روز قبل باشد و علاوه بر شناسایی موانع رویکرد مدیریت دانش نیز داشته باشید، بدون شک جلسات روزانه دچار روزمرگی نخواهند شد و لازم خواهد بود جلسات را هر روز برگزار کنید.
کار های انجام شده را نیز در جلسه روزانه اسکرام مرور کنید!
معمولا در یک جلسه روزانه اسکرام دو موضوع مورد تاکید قرار می گیرد، کارهایی که می خواهید انجام دهید و موانعی که وجود دارد. یکی از اشتباهات رایج این است که کارهایی که انجام شده مورد توجه قرار نمی گیرند. شما حتما باید در یک جلسه روزانه، کارهای روز گذشته را نیز مرور کنید. این کار باعث می شود دانش سازمانی به خوبی مدیریت شود و حتی موانع به درستی شناسایی شوند.
به فضای صمیمی جلسه روزانه اسکرام توجه ویژه ای داشته باشید!
یکی از رویکرد ها در برگزاری جلسه روزانه اسکرام، ایجاد فضای صمیمی و ارتقا کیفیت کار تیمی است بنابراین از این جلسات به عنوان بستر فعالیت صمیمی تر و نزدیک تر اعضای تیم به یکدیگر استفاده کنید. جلسات نباید به جایی برای گفتن گلایه ها و شکایات اعضای تیم از یکدیگر تبدیل شوند. همچنین اعضای تیم نباید عملکرد یکدیگر را به عنوان مانع معرفی کنند و سعی کنند تا به دنبال مقصر برای عدم پیشرفت اقدامات باشند و آن را گردن کسی بیندازند.
جلسه روزانه اسکرام باید به شما انرژی و انگیزه بدهد!
اگر در یک جلسه روزانه اسکرام حرفه ای و اصولی شرکت کنید، پس از این که از جلسه خارج می شوید باید انرژی و انگیزه برای انجام کار ها و رفع موانع را داشته باشید. جلسات اسکرام تنها برای مرور موانع نیست. شما یکجا جمع می شوید تا انگیزه لازم را برای انجام کارها به بهترین شکل ممکن را کسب کنید. بنابراین برای بهتر شدن جلسات می توانید به دنبال راه ها و سخنان انگیزشی نیز باشید.
بهترین زمان را برای برگزاری جلسات انتخاب کنید!
در اغلب مواقع گفته می شود که یک جلسه روزانه اسکرام باید در اولین لحظات شروع روز کاری و بعد از یک سلام احوال پرسی و صرف یک فنجان قهوه باشد. بنابراین اجازه ندهید برگزاری جلسه شما به زمان دیگری موکول شود. مثلا یکی از اشتباهات این است که بخواهید بعد از یک سری کارهای واجب مثل کارهای بانکی و در وسط روز جلسه روزانه اسکرام خود را برگزار کنید.
شما چه تجربیاتی از برگزاری جلسه روزانه اسکرام داشته اید؟ به نظر شما این جلسه و این سبک، روشی مفید یا کاربردی است یا بعد از مدتی صرفا به تقلیدی بدون روح از اجایل بدل می‌شود؟ نظر خود را برای ما کامنت کنید.
دیدگاه تان را بنویسید